Por: Manon Rosenboom Alves (Formadora e Consultora de Personal Branding & Imagem Profissional Colour me Beautiful Portugal)
As reuniões e convenções são momentos importantes para receber novas informações, trocar ideias e opiniões e conhecer pessoas novas. A forma como nelas atuar dirá muito sobre quem é. Respeitar al- gumas regras de etiqueta faz a diferença entre ser lembrado como uma pessoa competente ou uma que passa desapercebida. Deixo-lhe algumas dicas de etiqueta que contribui-rão para criar um impacto positivo nas reuniões e em outras situações no contexto empresarial. AGENDA Se for o anfi trião da reunião, certifi que-se que todos os participantes receberam a agenda com os temas a discutir. Não só ajudará a focar os pontos mais importantes, como reduzirá o risco de prolongar a reunião desnecessariamente com assuntos não agendados. Tome notas ou indique alguém para o fazer, de forma a todos receberem um resumo depois da reunião. Se na reunião foram identificadas pessoas para executar alguma ação, inclua uma lista com as ações a executar, a pessoa responsável e o prazo a cumprir. Quanto mais simples, melhor.
ACOLHIMENTO
Cumprimente as pessoas presentes na reunião com um aperto de mãos firme. Nada é mais prejudicial para a sua imagem, do que dar um aperto de mão mole. Quando estiver sentado e alguém quer cumprimenta-lo, levante-se. Não só criará mais empatia por conseguir olhar melhor nos olhos, como estarão ao mesmo nível físico e isso é importante para o sentimento de igualdade entre as pessoas.
PONTUALIDADE
A pontualidade é um dos aspetos da etiqueta fortemente influenciada pela cultura em que estamos. Embora em Portugal na maioria dos casos um atraso de 5 minutos não seja considerado grave, nunca chegue atrasado a uma reunião, especialmente quando for com alguém que não conhece. Há empresas, mesmo em Portugal, onde a pontualidade é extremamente importante e, se chegar atrasado, o seu profissionalismo será posto em causa. Chegar a horas às reuniões diz muito sobre os seus valores pessoais e sobre o seu respeito em relação aos outros.
TELEMÓVEL
O telemóvel ocupou um lugar central na nossa comunicação interpessoal. Enquanto muitas pessoas que não cresceram com o telemóvel rejeitam esta forma de interação, as gerações mais novas não conseguem imaginar uma outra forma de comunicar. Seja como for, quando está em reunião, coloque o seu telemóvel em silêncio. Atender o telemóvel ou enviar mensagens é considerado um sinal de falta de respeito. Se está à espera de uma chamada importante que não pode ser adiada, avise as pessoas antes.
PARTICIPAÇÃO
Há pessoas falam com muita facilidade nas reuniões, mas outras não. Se pertence ao primeiro grupo, tenha cuidado para não fugir dos pontos da agenda, pois nada é mais aborrecido do que uma reunião que se prolonga além do tempo definido. Se for anfitrião da reunião, certifique-se que as pessoas mais caladas também dão a sua opinião. Por não estarem a falar não quer dizer que não tenham nada de importante para acrescentar ou partilhar. Se não se sente à vontade para falar em reuniões, lembre-se que as pessoas irão esquecer-se mais facilmente de si e isso não ajuda a sua carreira. Se tem algo relevante para dizer, diga-o, sem medo de dar a sua opinião.
LIGUAGEM CORPORAL
Tenha cuidado com a sua linguagem corporal. Uma postura direita mostra interesse e envolvimento e ajuda a marcar a sua presença, ao contrário de uma postura encolhida. Quando fala estabeleça contato visual com as pessoas presentes e use as mãos para reforçar a sua mensagem, sem fazer movimentos demasiado rápidos.
VESTUÁRIO
Tenha atenção ao vestuário adequado para a reunião pois a sua imagem pessoal tem muita influência na forma como os outros interpretam as suas competências e credibilidade. Certifique-se que respeita o dress code adequado para o tipo de reunião em questão. Veja entre outros se o corte de roupa está adequado para a sua morfologia, se as cores são adequadas (quanto mais formal a reunião, mais contraste é desejável) e tenha cuidado com os acessórios, para passar uma imagem credível.