“O papel já não dá conta de fornecer o que as empresas precisam para o bom funcionamento dos negócios e para tomada de decisões estratégicas.” Foi com esta afirmação que Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD, – Empresa de Arquivo de Documentação, pioneira e líder de mercado em soluções de gestão documental – deu início ao ciclo de debates do V Encontro de Transformação Digital, ocorrido no último dia 20, no VIP Executive Art’s Hotel, em Lisboa. O evento dedicou-se ao tema “Eficiência, produtividade e segurança” que apontou todos os esforços de digitalização nos processos empresariais como uma forma de trazer maior bem-estar para as pessoas, tanto para clientes como para colaboradores.
Entre os oradores estavam Savannah Bell, diretora de parcerias e alianças estratégicas da OpenBots (por videoconferência), Marco Santos, diretor-geral da Fin-Prisma, Nuno Frota, CFO da Sotheby’s Realty Portugal, Pedro Boavida, diretor técnico da Securnet, e Jorge Carvalho, solutions sales manager na Dyanix Portugal. Falando para uma audiência de 140 pessoas, os especialistas apontaram como a digitalização e as tecnologias que permitem esse processo são essenciais para a melhoria da experiência com clientes, colaboradores, parceiros e, em última análise, até mesmo com o meio ambiente.
Robotic Process Automation no processo de digitalização
A automação de processos por meio de bots não é apenas recomendável como essencial no processo de digitalização. Savannah Bell e Marco Santos contaram um pouco sobre o que é esta tecnologia e como ela se aplica.
“A RPA tem muitas vantagens para as empresas. É uma solução rentável para otimizar os custos operacionais em 25-50%. A precisão, a qualidade e a consistência são muito mais elevadas em tarefas realizadas por bots em comparação com as feitas por um humano, pois os bots da RPA fazem o trabalho da forma como estão programados a 100% do tempo. Mesmo assim, as tarefas são automatizadas para melhorar a rotina de trabalho do colaborador, eliminando erros e permitindo que os trabalhadores coloquem o foco em tarefas mais interessantes. Uma solução RPA levanta a moral e, consequentemente, aumenta também a percentagem de retenção de talento”, referiu Savannah Bell.
A diretora parcerias e alianças estratégicas da OpenBots apresentou, ainda, o modelo de negócios da empresa, que oferece os serviços de RPA por licenciamento e não compra direta, o que permite que pequenas e médias empresas beneficiem desta tecnologia a custos mais baixos.
Fluxo de trabalho digital
Jorge Carvalho e Jesus Cabañas debruçaram-se sobre como a digitalização garante maior produtividade e eficiência nas empresas e apresentaram um estudo da Dyanix sobre a gestão da mudança. A pesquisa mostra que as grandes empresas trabalham normalmente com cerca de 130 aplicações em toda a organização e que os empregados utilizam entre três e cinco dessas aplicações em qualquer altura para completar uma única tarefa empresarial. O ecossistema de aplicações empresariais é maciço. É por isso que trabalhar com aplicações baseadas na web e soluções em nuvem, ao mesmo tempo que se integram com todos os processos dos seus clientes, é essencial, segundo os especialistas.
Sotheby’s e a transformação digital
Nuno Frota, CFO da Sotheby’s Realty Portugal, apresentou o caso de sucesso da sua empresa no processo de digitalização. Com o apoio da EAD, a empresa implementou o portal SIRIN, sistema que mudou a rotina de todos os departamentos da empresa. Entre os resultados obtidos está uma maior rentabilidade no registo de tarefas processuais. E, ainda, fluxos de aprovação muito mais rápidos, transparentes, que proporcionaram menores prazos de pagamento. O responsável adiantou, ainda, que o SIRIN permite uma maior eficiência, chegando a registar ganhos de mais de 80% em alguns dos seus processos, especialmente na área financeira, libertando os colaboradores para tarefas mais estratégicas. De salientar, ainda, que este projeto incluiu uma transformação 99% digital.
Cibersegurança
Com o avanço da digitalização e dos processos de trabalho em nuvem é parte primordial garantir a segurança do trabalho digital. Pedro Boavida, diretor técnico da Securnet, esclareceu como os ataques cibernéticos ocorrem e como as empresas podem proteger-se e proteger informações relevantes, para além de relatar casos reais e de como lidar com situações semelhantes.
No evento, Paulo Veiga apresentou, ainda, o Portal do Denunciante desenvolvido pela EAD em cumprimento com a Lei nº 93/2021, de 20 de dezembro, que obriga as empresas com mais de 50 funcionários a criarem canais internos de denúncias anónimas.
“Criámos uma solução para a nossa empresa e no processo entendemos que poderíamos dividir esta solução com todas as empresas às quais a lei se aplica”, afirmou.
O evento terminou com uma sessão de autógrafos de Paulo Veiga e Rui Ribeiro, autores do livro “Transformação Digital: os desafios, o pensar e o fazer”.