A Consultia Business Travel, empresa que atua no mercado da gestão integral de viagens de negócios, identifica 10 fatores a implementar nas empresas para economizar até 20% do orçamento dedicado às viagens de negócios. Digitalizar, automatizar e integrar todos os processos de gestão e gastos de viagens de negócios num único sistema permite às empresas reduzir o tempo gasto e economizar custos.
O novo panorama empresarial está a mudar e, consequentemente, a gestão de gastos nas viagens de negócios é um desafio para muitas empresas. Neste contexto, as organizações enfrentam cada vez mais a necessidade de tornarem os processos de gestão das viagens corporativas mais eficientes e economizarem custos com isso.
Através da implementação da digitalização em todas as áreas de negócio é possível otimizar processos, evitar erros e tornar a experiência de gestão das viagens muito mais eficiente para toda a equipa. E, por isso, a Consultia Business Travel revela 10 fatores que devem ser tidos em conta para economizar 20% dos custos:
1 – Cumprir as políticas da empresa e poupar entre 5-15% do orçamento disponível para as viagens de negócios (Fonte: Aberdeen Group), através deste método uma empresa com um volume anual de viagens de 200 mil euros pode poupar até 30 mil euros. Atualmente é, cada vez mais, visível a necessidade das empresas atualizarem e adaptarem as suas políticas de despesas com a gestão de viagens, para atingir os objetivos de negócio. E, por isso, as políticas devem ser bem implementadas e ajustadas de acordo com as necessidades dos diferentes departamentos da empresa e configuradas de acordo com os valores da organização.
2 – Automatizar os processos de autorização e aprovação das viagens permite economizar até 70% do tempo da equipa nesta área (Fonte: Aberdeen Group). Com a centralização de todas as viagens numa ou mais pessoas da empresa traduz-se numa grande carga de trabalho. Através de um sistema automatizado, o responsável que autoriza os processos, recebe uma solicitação e pode indicar o novo custo máximo do hotel a ser aplicado naquela reserva exclusivamente.
3 – Atribuir digitalmente as despesas de viagem aos projetos ou unidades correspondentes. De acordo com os dados do Grupo Aberdeen, o custo médio do processamento manual de uma fatura é de 5,90 euros. No entanto, através da incorporação da digitalização uma empresa que realiza 500 serviços por ano, pode poupar cerca de 3000€ na gestão de faturas das viagens, atribuir as despesas aos centros de custo correspondentes, evitar erros no processo e eliminar a faturação manual.
4 – Eliminar despesas de integração entre fornecedores com a integração de uma solução única para a empresa. Por um lado, as empresas contratam sistemas tecnológicos que digitalizam os processos para aumentar a eficiência e, por outro, contratam o serviço de agência de viagens, o que as leva a adquirir gastos de contratação e gestão de dois fornecedores diferentes.
5 – A tecnologia avançada do sistema de gestão SaaS, software como serviço, juntamente com o serviço personalizado de um profissional especializado, permite às empresas e às equipas reduzir recursos, custos, ganhar em transparência e eliminar as tradicionais taxas de gestão.
6 – Reunir toda a documentação de viagem na agenda online do colaborador, permite reduzir perdas de tempo de reclamação e extravio. A perda da documentação de viagem gera uma infinidade de buscas e novos pedidos ao agente de viagens para encaminhá-la, é uma realidade que impacta 18% dos casos e que produz mau estar na equipa que viaja.
7 – Contar com um sistema de informação que permita ter o histórico e preparar facilmente os orçamentos anuais, permite poupar 75% do tempo gasto. De acordo com o feedback das empresas que implementaram este sistema, antes de obterem um sistema de gestão de viagens de negócios digital, necessitavam de pelo menos 3 meses para preparar o orçamento para o ano seguinte, porque não apresentavam registos históricos que lhes permitissem prever o investimento necessário para o próximo ano.
8 – A integração de processos de gestão de viagens com diversos sistemas internos da empresa (ERP), permite eliminar ilhas de informação na empresa e acelerar a tomada de decisões diariamente. (Fonte: Software Doit 2019)
9 – Digitalizar despesas e subsídios. Este fator permite reduzir o tempo e eliminar erros manuais ao integrar todas as despesas de viagem num único sistema.
10 – Contar com um Personal Travel Assistant dedicado e pronto a ajudar a equipa da empresa com quaisquer dificuldades que possam surgir. Poupa recursos e tempo ao cliente e o passageiro concentra-se no motivo da sua viagem. (Fonte: Quintana Research 2021)
Para aumentar o volume de negócios e conseguir economizar nas viagens corporativas, as empresas devem ajustar os critérios da empresa, implementar sistemas que se adaptem aos critérios organizacionais e que forneçam aos passageiros ferramentas para planear e personalizar a experiência de viagem com custos reduzidos, trazendo eficiência a todo o processo.