Após o típico período de férias de Verão, chegou o momento de regressar ao trabalho e rever objetivos ou definir metas para o que ainda falta de 2023.Apesar de os padrões de produtividade no Outlook mostrarem que as pessoas estão a tornar-se mais intencionais em fazer pausas, a evitar a dupla marcação de reuniões e a estabelecer momentos sem interrupções, fundamentais para o processo criativo, o elevado fluxo de dados, emails, reuniões e notificações está a afetar o seu desempenho individual. Assim, e sobretudo neste regresso, importa priorizar e ajustar radicalmente a forma como nos reunimos e colaboramos, seja presencialmente, à distância ou num modelo híbrido.É nesse sentido que a Microsoft sugere cinco princípios fundamentais para aproveitar este regresso ao trabalho e melhorar o seu desempenho:
1 – Limitar os convites para reuniões aos participantes necessáriosSeja ponderado sobre quem convida para a reunião. Certifique-se de que as funções são claras e de que todos compreendem a razão da sua presença e a forma como podem contribuir. Peça permissão para gravar a sessão e lembre-se que as reuniões híbridas não têm de ser um exercício “pontual” – podem ser vistas como uma colaboração contínua, com base na conversa inicial, mas que se estende para além dos participantes e da agenda original. Isto é particularmente importante para as equipas que têm fusos horários diferentes!
2 – Manter as reuniões curtasOs estudos mostram que os trabalhadores remotos e híbridos sentem mais fadiga devido ao tempo excessivo passado em reuniões. A fadiga começa a aumentar 30 a 40 minutos após o início das videoconferências, por isso, mantenha as reuniões tão curtas quanto possível – 30 minutos no máximo – ou planeie intervalos no horário para reuniões mais longas. Começar e terminar as reuniões a horas é um importante redutor de stress para os participantes. Além disso, considere um intervalo entre as reuniões.Pode começar cinco minutos depois da hora para dar tempo às pessoas para recarregarem as baterias? Ou terminar cinco minutos mais cedo? Pode até configurar o Microsoft Outlook para terminar automaticamente as reuniões mais cedo utilizando a opção “terminar reuniões mais cedo” em Ficheiro > Opções > Calendário > Opções de calendário > Encurtar compromissos e reuniões.
3 – Fornecer sempre uma ordem de trabalhos!Uma ordem de trabalhos é um indicador de eficácia de uma reunião. As reuniões sem uma ordem clara de trabalhos contribuem para aumentar a frustração e o cansaço dos intervenientes, em sentido inverso as reuniões bem geridas e com uma comunicação clara estão associadas a uma maior produtividade. Em casos mais extremos pode até implementar uma política na sua empresa que exige sempre uma ordem de trabalhos para as reuniões obrigatórias ou informar a sua equipa de que uma reunião sem uma prévia ordem de trabalhos deve ser considerada como opcional.
4 – Tímido com a câmara? Mesmo assim, considere a possibilidade de ativar o vídeoEm reuniões à distância a partilha de vídeo cria uma relação com os colegas. Os estudos salientam a importância de observar a linguagem corporal e as expressões faciais para criar uma dinâmica de grupo positiva. No entanto, existem algumas situações em que o vídeo pode não ser adequado, incluindo reuniões grandes (quando não está a apresentar), quando a ligação é fraca ou quando o vídeo contribui para o cansaço. Nesses casos, atualize o seu perfil do Microsoft 365 com uma fotografia ou um avatar que represente algo sobre a sua personalidade para ajudar os outros participantes da reunião a identificarem-se consigo quando optar por não partilhar vídeo. Se a câmara não for a sua praia, experimente comprometer-se a iniciar as reuniões com a câmara ligada para criar algum contacto e, em seguida, desligue-a quando a reunião estiver a decorrer.
5 – Enviar pré-leituras e acompanhamentosA preparação e a comunicação transparente são vitais no atual ambiente de trabalho híbrido. Partilhe antecipadamente todos os ficheiros que irá utilizar durante a reunião, bem como a ordem de trabalhos da mesma. Após terminar a reunião, envie de seguida materiais ou notas de follow-up e certifique-se de que grava e transcreve a reunião para que aqueles que não podem participar tenham acesso.