Nesta nova etapa em que as empresas devem preparar-se para o regresso à normalidade, a Meta4 A Cegid Company, fornecedora líder mundial de soluções tecnológicas para a gestão de processamentos salariais e Recursos Humanos, aponta três aspetos chave que os profissionais de RH devem ter em consideração para facilitar a gestão dos seus colaboradores durante o retorno ao trabalho regular, destacando a utilização da tecnologia como pilar fundamental:
- Gestão dos processos de administração pessoal
Ultrapassado o momento mais crítico da pandemia e, nesta nova etapa, a área de RH deve continuar a dedicar a máxima atenção à gestão de todos os aspetos relacionados com o cumprimento normativo e legal, nos que diz respeito ao retorno progressivo dos profissionais à normalidade laboral, especialmente no caso daqueles que infelizmente foram afetados por processos de regulação de emprego; nestas situações, as organizações devem reincorporar os colaboradores afetados e executar os procedimentos correspondentes com as autoridades laborais de forma rápida, simples e sem erros, com o objetivo de recuperar a sua dimensão e atividade comercial. Tal sucederia de igual forma para as licenças de pagamento temporário e com a gestão das horas “a devolver”, ou com a administração dos pedidos dos colaboradores (licenças médica, ausências, férias, etc.) ocorridos durante este período.
As soluções Cloud irão permitir que as empresas simplifiquem a gestão de todas estas situações, sendo o fornecedor responsável pela atualização tecnológica legal dos sistemas, além de permitir que giram o processo sob a forma de teletrabalho, graças à capacidade de acesso remoto e instantâneo que estas soluções fornecem.
- Gestão da comunicação
Neste novo contexto, será de vital importância manter um fluxo de comunicação adequado da empresa para os colaboradores, transmitir todas as informações relevantes sobre os aspetos que estes devem conhecer e nos quais é necessária a sua participação. Podem incluir comunicações referentes a novas diretrizes e políticas da empresa, a disposições especiais que afetam apenas certos grupos de profissionais, como por exemplo, o uso de EPI’s específicos para aceder a determinadas áreas da empresa ou, para medidas específicas para os trabalhadores que lidam com o público.
Ter uma solução tecnológica que ofereça, tanto recursos de comunicação segmentada como de gestão descentralizada, por exemplo; informar os trabalhadores acerca do local definido para a recolha dos materiais de proteção, acedendo a licenças por meio de um portal de colaborador para os colaboradores identificados, comunicar aos gestores de equipas as etapas específicas a serem implementadas, etc. Tal irá permitir obter uma vantagem competitiva, aumentando a eficiência dos processos, bem como a velocidade e flexibilidade organizacional.
- Gestão da incerteza
Por fim, neste contexto de incerteza, os RH devem ter a capacidade de prever, do ponto de vista operacional, como todo o processo de retoma será realizado, tendo em conta que tal requer trabalho de preparação e previsão de todas as ações que deverão ser realizadas antes, durante e após a reintegração de colaboradores:
Nos momentos anteriores à reincorporação, será essencial a compilação de informações sobre os colaboradores que permita identificar necessidades e aspetos críticos que devem ser tidos em consideração no momento de regresso à empresa. Uma vez reintegrados, o ponto crítico será o fortalecimento da comunicação e o acesso dos profissionais às informações necessárias para o desenvolvimento da atividade sob este novo paradigma e com novas regras. Ferramentas tecnológicas, como portais de colaboradores (como pontos de acesso a informações e para facilitar a auto gestão), chatbox’s (para aliviar a carga de trabalho de uma área de RH sobrecarregada, ou outras) e o acesso mobile, permitirão que os profissionais, assim como suas áreas de RH, se mantenham atualizados das políticas exigidas para se adaptarem à nova situação de uma forma simples.
E, um último aspeto a ter em consideração após a reintegração, no qual a tecnologia será essencial, é tirar proveito das lições aprendidas e implementar as melhorias identificadas. Questão que exige tanto o retorno à atividade dos colaboradores como a reativação de todos os processos de RH, como recrutamento, desenvolvimento profissional etc. Assim, e tendo em conta um futuro incerto, será aconselhável analisar objetivamente aspetos como a eficiência e a flexibilidade demonstradas pelas organizações durante esta situação crítica, ou seja, se só foi possível trabalhar em “modo de sobrevivência” ou se realmente se tem sido eficiente. Ter soluções tecnológicas para todas estas questões será de vital importância, tanto para realizar a própria análise como para a execução das áreas a melhorar que, sem dúvida, serão identificadas.