A área de Digital eXperience Solutions (DXS) da agap2IT foi responsável pela virtualização do sistema de atendimento telefónico da DigitalCondominium powered by BEHOME. A solução implementada visa permitir à empresa prestadora de serviços de Administração e Gestão de Condomínio adaptar-se a uma nova realidade, aproveitando o momento para reforçar os seus mecanismos internos de trabalho, tornando-os mais eficientes e eficazes.
Como explica João Pedro Costa, Solutions Manager da área DXS da agap2IT, “o contexto de crise pandémica que vivemos colocou a todos os gestores desafios acrescidos sobre como manter os seus negócios de boa saúde. Estes tempos impõem uma rápida mudança dos seus processos, para passarem a ser suportados por plataformas digitais a que se junta uma participação cada vez mais remota, forçando a transformação digital. Abandonaram-se os estigmas da perceção de estatuto tecnológico restrito ou ainda de ser simplesmente um objetivo a alcançar no médio prazo, para uma acelerada, urgente e forçada adoção de ferramentas e subscrição de serviços. Esta rápida necessidade de transição poderia ter sido evitada com a implementação prévia e menos pressionada de mecanismos e ferramentas digitais, evitando o assim o acentuar de problemas na democratização da tecnologia ou no combate à infoexclusão. Importa agora implementar com qualidade e garantir que ninguém fica para trás.”
Maria Rosário da Costa, Diretora Geral da DigitalCondominium powered by BEHOME, aponta também a relevância da implementação desta solução: “Reconheço que a competência, pragmatismo e dinamismo da DXS powered by agap2IT permitiram uma resposta eficaz e eficiente ao problema que tínhamos, e garantiu uma correta transição para trabalho remoto, proporcionando assim a segurança dos nossos trabalhadores e o cumprimento das diretrizes legais.”
A consultoria efetuada incidiu no licenciamento de Microsoft Office 365 da DigitalCondominium powered by BEHOME, e sobre os processos montados, por forma a garantir que o acesso e manipulação da informação era efetuado, mesmo de forma remota. O problema no acesso e centralização da informação foi garantido com a utilização do produto Microsoft Onedrive para cada colaborador, assim como a utilização de Sharepoint Online para repositório de informação e documentação geral da empresa e fluxos de aprovação associados.
A DXS identificou ainda, em conjunto com a DigitalCondominium powered by BEHOME, a necessidade de implementar um mecanismo técnico que permitisse a execução das Assembleias de Condóminos de forma a dar cumprimento ao disposto legal e às recomendações da DGS, no que concerne por exemplo ao número máximo de pessoas por cada 100m2.
Tendo sido confirmada a possibilidade de efetuar as Assembleias em locais mistos, que permitisse a todos os condóminos participar na mesma Assembleia simultaneamente, foi utilizada a plataforma Microsoft Teams para garantir a possibilidade de vídeo conferência e atendimento telefónico.
A possibilidade de estar presente numa Assembleia de forma remota levantou a necessidade de comprovar, sob a forma de assinatura, a presença de cada condómino. Para isso, foi implementada uma integração com a aplicação de gestão de condomínios já existente na entidade, a plataforma DocuSign®, responsável pela assinatura eletrónica de documentos. Assim, qualquer condómino presente de forma remota recebe agora um pedido de assinatura eletrónica no seu e-mail, garantindo a sua participação de uma forma segura e promovendo igualmente a disponibilidade e a adesão.